TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

TRAINING PENGENALAN ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

TRAINING PENERAPAN ELECTRONIC FILLING IMPLEMENTATION

Electronic  Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method Based on
Document Regulation Course Background

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk
perencanaan,   pelaksanaan   serta  pengawasan  kegiatan  dalam  suatu
organisasi.  Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai
tujuan  manajemen  modern  yaitu  perencanaan yang matang, pelaksanaan
yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika  pemberkasan  arsip  sudah makin bertambah, jika tidak dikelola
dengan   baik,   maka   pertumbuhan   arsip   sudah  tidak  bisa  lagi
dikendalikan.

Mengingat  pentingnya  arsip  dalam  suatu  organisasi  maka  kegiatan
penataan   arsip  harus  dilakukan  sesuai  prinsip  dan  tujuan  dari
manajemen  kearsipan,  yaitu  dapat  menyediakan  arsip  dengan cepat,
tepat, lengkap dan efisien.

Penataan   arsip  pada  dasarnya  merupakan  suatu  teknik  atau  cara
pengaturan  dan  penyimpanan  arsip secara logis dan sistematis. Ada 2
metode  sistem  yang  dapat  diterapkan  dalam kegiatan penataan arsip
yaitu  Records  Management  System  (RMS) dan Electronic Filing System
(EFS).

Records  Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam
Undang-undang  nomor  43  tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan
dari  undang-undang  tersebut  dijelaskan  dalam  Peraturan Pemerintah
nomor 28 tahun 2012.

Electronic  Filing  System  (Sistem  Penataan  File secara elektronik)
disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi  Elektronik  dan  pelaksanaan  dari  undang-undang  tersebut
dijelaskan  dalam  Peraturan  Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam
sistem   ini   terdapat   penerapan  Electronic  Imaging  System  agar
organisasi  memiliki  digital  copy yang praktis dan tidak membutuhkan
tempat  fisik  tertentudan  hasilnyapun jauh lebih efektif karena file
hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan
dengan waktu yang singkat.

Apabila  ke-2  metode  penataan  arsip  diatas dapat diterapkan dengan
tepat  sesuai  dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat
meningkatkan  kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip
dari organisasi tersebut.

Electronic   Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method  Course
Objectives

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami  regulasi  kearsipan  terakhir yang sudah diberlakukan di
Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2. Memahami  pengertian  Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip
inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan,
Jadwal   Retensi   Arsip,   Penyusutan   arsip,  Pemusnahan  arsip
Penyerahan  arsip  statis,  Pemeliharaan  arsip, Penggunaan arsip,
Pemberkasan,  Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor
28  tahun  2012  tentang  Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun
2009 tentang Kearsipan.
3. Memahami  konsep  model  siklus hidup pengelolaan arsip padasistem
manajemen kearsipan.
4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5. Memahami  konsep  model  records  continuous  model  (model  arsip
berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
7. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di
semua organisasi.
8. Mampu  membuat  document  digital  hasil scanning yang bisa dicopy
textnya (dibaca secara content).
9. Mampu   menambahkan  keterangan  dan  tanda  tangan  digital  yang
diproteksi dengan password pada document digital.
10. Memahami  faktor-faktor  kunci  keberhasilan  implementasi  filing
system dalam organisasi.
11. Memahami  implementasi  dari  penggunaan  software aplikasi EFIDMS
(Electronic  Filing  with  Integrated  Document Management System)
baik  untuk  modul  Electronic  Document  Management System, modul
Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document
Regulation Course Outline

1. Struktur   perundang-undangan   yang   diberlakukan   di  Republik
Indonesia.
2. Pemaparan  dari  isi  Undang-undang  nomor  43  tahun 2009 tentang
Kearsipan  dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara
umum sebagai berikut :

*
+ Â Kearsipan,
+ Arsip dinamis,
+ Arsip aktif,
+ Arsip inaktif,
+ Arsip vital,
+ Arsip statis,
+ Unit pengolah,
+ Unit kearsipan,
+ Jadwal Retensi Arsip,
+ Penyusutan arsip,
+ Pemusnahan arsip
+ Penyerahan arsip statis,
+ Pemeliharaan arsip,
+ Penggunaan arsip,
+ Pemberkasan,
+ Retensi arsip

1. Model   siklus   hidup   pengelolaan  arsip  padasistem  manajemen
kearsipan.
2. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
3. Model  records  continuous  model  Â pada  sistem  manajemen arsip
elektronis.
4. Electronic Imaging System.
5. Pentingnya  Electronic  Imaging  System diimplementasikan di semua
organisasi.
6. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
7. Menambahkan text pada digital document.
8. Memasukan  digital  assign  yang sudah diproteksi ke dalam digital
document .
9. Memahami  faktor-faktor  kunci  keberhasilan  implementasi  filing
system dalam organisasi.
10. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
11. Aplikasi  untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS
software.
12. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
13. Langkah-langkah  operasional  untuk mengatur Level  Security User
Access Application.
14. Langkah-langkah  Operasional  Aplikasi  untuk  Â Document  Control
process.
15. Langkah-langkah  Operasional  Aplikasi untuk Document Distribution
process.
16. Langkah-langkah   Operasional   Aplikasi   untuk  Document  Update
process.
17. Melakukan  Proses  Document Searching secara cepat (soft and hard)
berdasarkan 5 metode.
18. Document   Capture  Process  baik melalui scanner ataupun melalui
digital   cameras,   kemudian    di-convert   menjadi   document
microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
19. Pemilihan  dan  pengambilan  dokumen  secara cepat dan tepat untuk
dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

Electronic  Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method Based on
Document Regulation Course Audience

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Electronic  Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method Based on
Document Regulation Course Duration Â

2  Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

Electronic  Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method Based on
Document  Regulation  Course  Methods :  Terangkan – Tunjukkan –
Lakukan

Dengan  metode  ini  Anda  akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik,  karena  langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak
untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

Electronic  Filing  Implementation  With  RMS  &  EFS  Method Based on
Document Regulation Course Instructor

ERAWAN SUPRIYATNA

 Praktisi  dan  trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 21 tahun
menjadi  instructor  /  trainer  di beberapa lembaga pelatihan swasta,
instansi  pemerintah  /  swasta   di  Jakarta,  mulai  tahun 1991 –
sekarang,  antara  lain  di Institute Secretary Management & Computer
(ISMC  Wijaya  Kesuma), LPTKI, LPKIA, IKAI, LP3I, PT. Asia Furniture &
Craft,  PT.  Asiana  IMI  Industries, Tbk.,  PT. Yamaha Motor Kencana
Indonesia  (YMKI),  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices
Indonesia,  PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan
PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan
swasta  dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai
Direktur  Training  & Development di perusahaan swasta IT training and
consulting, PT. Target Digital Solusindo.

Beliau   termasuk   dalam   tim   konsultan  manajemen  kearsipan  dan
pengembangan   software   EFIDMS   (New   EDMS).    Aktif   di  dalam
proyek-proyek   pelatihan   dan   konsultasi  serta  pengembangan  dan
implementasi

Electronic  Filing  and  Document  Management System, baik di instansi
pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Sekarang  beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan
provider  training  and  consulting. Selain tema pelatihan tersebut di
atas, beliau juga memberikan pelatihan sebagai berikut :

Implementation Workload Analysis with Excel 2007 & VBA, General Affair
Officer  with  Data  Processing and Data Control, Amazing Presentation
for  Powerful  Presentation with PowerPoint 2010, Excellent Automation
Process  with  Visual  Basic  Application Excel2007, Implementation of
Electronics  Filing  &  Document  Management System, Implementation of
Financial  Accounting  Information  System,  Implementation of Payroll
Administration  Information  System,  Mastering  Excel 2007 Beyond For
Data  Processing  Automation,  Powerful  Data  Analysis  and Dashboard
Summary  Report  with  Excel2007,  RDBMS  Application Development with
Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), dan lain-lain.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum
teaching,  quantum  learning,  mind  mapping   dan  NLP  di   bagian
pengembangan  sumber  daya manusia (HRD Training & Development) selama
lebih   dari  7  tahun.  Dengan  perpaduan  metode  pelatihan  seperti
itulah,   pelatihan  seberat  apapun  selalu dibawakan secara ringan,
jelas   dan  tuntas.  Sehingga  proses  pelatihan  berlangsung  dengan
menyenangkan   dan   mencapai  tujuan  yang  diinginkan  oleh  peserta
pelatihan.

JADWAL TRAINING TAHUN 2023

17 – 18 Januari 2023

14 – 15 Februari 2023

20 – 21 Maret 2023

4 – 5 April 2023

16 – 17 Mei 2023

20 – 21 Juni 2023

17 – 18 Juli 2023

15 – 16 Agustus 2023

25 – 26 September 2023

17 – 18 Oktober 2023

21 – 22 November 2023

27 – 28 Desember 2023

Metode Training

1. Tatap Muka/offline
2. Online via zoom

Kota Penyelenggaraan jika offline :

1. Bandung
2. Jogjakarta
3. Surabaya
4. Jakarta

fasilitas yang didapatkan

1. Training Kit Eksklusif
   • Tas
   • Name Tag
   • Modul
   • Flash disk
   • Ballpoint
   • Block Note
   • Souvenir
2. Harga yang Reliable
3. Trainer Kompeten di bidangnya
4. Pelayanan Maksimal untuk peserta
5. Penjemputan dari dan ke bandara

Investasi :

Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)

In House Training : on Call