TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION BASED ON DOCUMENT REGULATION AND ISO 9001 2008
TRAINING IMPLEMENTASI PENGARSIPAN ELEKTRONIK BERDASARKAN PERATURAN DOKUMEN DAN ISO 9001 2008
TRAINING MODEL RECORDS CONTINUOUS UNTUK MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
TRAINER
Erawan Supriyatna
Associate Trainer
Description
Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan
cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel.
Anda tidak perlu membeli software electronic filing terlebih dahulu,
karena selain memakan biaya juga belum tentu sesuai dengan kebutuhan
dan kondisi pengarsipan yang ada.
Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan
Microsoft Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan
membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.
Overview
Masih banyak organisasi bisnis maupun non bisnis yang belum fokus
dalam hal tata kelola dokumen arsip, baik hard document maupun soft
document (arsip digital). Celakanya, ketika pemberkasan sudah semakin
banyak pertumbuhan dokumen arsip cenderung tidak bisa dikendalikan
lagi.
Sangat penting bagi suatu perusahaan untuk menerapkan pengarsipan yang
baik sejak dini. Pengarsipan yang baik harus bisa ditelusuri
riwayatnya, lengkap dengan statusnya apakah masih aktif atau tidak,
serta lokasi dimana penyimpanan yang mudah diakses.
Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan
dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document
control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan
memenuhi standard ISO 9001:2008.
Objective Goal
* Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller
* Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO
9001:2008
* Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008
* Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan
* Memahami Model siklus hidup tatakelola arsip
* Memahami Records management system (RMS)
* Memahami Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
* Memahami Electronic filing system (EFS)
* Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Excel
2007/2010/2013.
Target Audience
Staff atau leader yang bertanggung jawab dalam proses electronic
filing document
Training Method
Terangkan – Tunjukkan – Lakukan, dengan metode ini Anda akan mengenal
subyek pelatihan secara lebih baik, karena akan diajak untuk langsung
melakukannnya (25% Teori, 75% Praktek).
Outline Syllabus
1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008
5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
+ Arsip Dinamis
+ Arsip Aktif
+ Arsip Inaktif
+ Arsip Vital
+ Arsip Statis
+ Unit Pengolah
+ Unit Kearsipan
+ Jadwal Retensi Arsip
+ Penyusutan Arsip
+ Pemeliharaan Arsip
+ Penggunaan Arsip
+ Pemberkasan
+ Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tata kelola arsip
7. Records management system (RMS)
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis
9. Electronic filing system (EFS)
+ Scanning document dengan OCR method.
+ Menambahkan text pada digital document.
+ Memasukan digital assign ke dalam digital document .
+ Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada
digital document .
+ Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan
otentifikasinya.
+ Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi
Electronic Filing System.
10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel
2007/2010/2013.
+ Membuat setup database master filing dengan
menggunakan formula, function and tools.
+ Memasukkan data setup database master filing.
+ Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
+ Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data
tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan
teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi
penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi
dokumennya.
+ Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
+ Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data
tanggal yang dibuat secara otomatis (tidak manual) lengkap
dengan sejumlah pilihan pengisian data lainnya berdasarkan
teori yang sudah dijelaskan termasuk pilihan kode lokasi
penyimpanan dokumen secara fisik dengan jadwal retensi
dokumennya.
+ Melakukan Document Searching Process pada form Incoming
Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing
Letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan
departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen
tersebut disimpan.
+ Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming
letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
+ Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing
letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk
sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
JADWAL TRAINING TAHUN 2026
03 – 04 Januari 2026 | 16 – 17 Januari 2026
06 – 07 Februari 2026 | 20 – 21 Februari 2026
05 – 06 Maret 2026 | 19 – 20 Maret 2026
03 – 04 April 2026 | 23 – 24 April 2026
07 – 08 Mei 2026 | 21 – 22 Mei 2026
05 – 06 Juni 2026 | 25 – 26 Juni 2026
09 – 10 Juli 2026 | 23 – 24 Juli 2026
06 – 07 Agustus 2026 | 20 – 21 Agustus 2026
04 – 05 September 2026 | 18 – 19 September 2026
08 – 09 Oktober 2026 | 22 – 23 Oktober 2026
06 – 07 November 2026 | 26 – 27 November 2026
04 – 05 Desember 2026 | 18 – 19 Desember 2026
Metode Training
- Tatap Muka/offline
- Online via zoom
Kota Penyelenggaraan jika offline :
- Bandung
- Jogjakarta
- Surabaya
- Jakarta
fasilitas yang didapatkan
- Training Kit Eksklusif
- Tas
- Name Tag
- Modul
- Flash disk
- Ballpoint
- Block Note
- Souvenir
- Harga yang Reliable
- Trainer Kompeten di bidangnya
- Pelayanan Maksimal untuk peserta
- Penjemputan dari dan ke bandara
Investasi :
Public training : Rp. 4.500.000 (minimum 3 pax)
In House Training : on Call
